Как организовать архив организации: помещение, стеллажи, учёт

Почти в любой организации архив появляется сам собой: сначала коробки с первичкой ставят в угол бухгалтерии, потом под них отдают кладовку, а через несколько лет выясняется, что найти договор с конкретным контрагентом невозможно без половины рабочего дня и пыльной уборки. Проверка, судебный спор или смена главного бухгалтера превращают такой «архив» в серьёзную проблему. Хорошая новость в том, что навести порядок можно без больших бюджетов, если двигаться в правильной последовательности: сначала посчитать документы, затем выбрать и подготовить помещение, потом подобрать оборудование и только после этого выстроить учёт.

Ниже — пошаговая методика, которую мы применяем при оснащении архивов предприятий, бюджетных учреждений и коммерческих компаний в Новосибирске и области. Она подходит как для небольшого архива на десять–двадцать погонных метров полок, так и для ведомственного хранилища на несколько сотен метров.

Шаг первый: инвентаризация и подсчёт объёма

Главная ошибка — заказывать стеллажи «на глаз». Объём архива измеряется в погонных метрах полок: это суммарная длина корешков папок и коробов, поставленных в один ряд. Посчитать его проще, чем кажется. Возьмите рулетку, пройдитесь по всем местам, где сейчас лежат документы, и замерьте ширину стопок папок и коробов. Отдельно учтите документы в россыпи: пачка листов А4 толщиной десять сантиметров после подшивки в папки займёт примерно столько же по корешку.

Дальше нужно разделить документы по срокам хранения. Часть бумаг хранится пять лет, часть — дольше, кадровые документы по личному составу — десятилетиями. Эта сортировка определяет, сколько места понадобится не сегодня, а через пять–десять лет, ведь архив растёт каждый год, а документы с истёкшим сроком уходят на уничтожение по акту.

• Текущий объём — то, что уже есть, в погонных метрах.
• Годовой прирост — сколько метров документов отдел передаёт в архив за год. Обычно его можно оценить по количеству папок, закрытых за последний отчётный период.
• Ежегодное выбытие — сколько документов уничтожается по истечении срока хранения.
• Резерв — не менее 20–30% сверх расчёта, иначе через пару лет придётся снова ставить коробки на пол.

Шаг второй: выбор и подготовка помещения

Архив не должен соседствовать с котельной, мокрыми процессами, складом химии или столовой. Идеальный вариант — отдельное помещение без транзитных инженерных сетей: если над стеллажами проходит труба отопления или канализационный стояк, рано или поздно случится протечка. В сибирских условиях это особенно актуально: при резком похолодании в январе нагрузка на систему отопления максимальна, и аварии случаются именно тогда.

Оцените пол. Стеллаж, полностью загруженный бумагой, — тяжёлая конструкция. Метр полки с плотно стоящими папками весит 40–60 кг, а секция высотой два с половиной метра с шестью полками может дать нагрузку на пол до 300–400 кг на квадратный метр. Для обычного офисного перекрытия это допустимо, но для мобильных архивов на рельсах, где нагрузка концентрируется, нужно уточнить несущую способность. Деревянные полы старых зданий и перекрытия над подвалами лучше проверить с конструктором.

Микроклимат

Бумага не любит перепадов. Оптимальные условия — температура в диапазоне 17–19 °C и относительная влажность 45–55%. Отклонение на несколько градусов не страшно, опасны резкие скачки и сырость. В Новосибирске зимой воздух в отапливаемых помещениях пересушен, влажность может падать до 20–25%: бумага становится ломкой, клей в переплётах растрескивается. Весной и осенью, наоборот, в подвальных помещениях возникает конденсат. Поэтому в архиве нужны как минимум термогигрометр и журнал показаний, а при необходимости — увлажнитель или осушитель.

• Окна желательно закрыть плотными шторами или жалюзи — прямой солнечный свет выжигает чернила и желтит бумагу.
• Освещение — светодиодное, без сильного ультрафиолета, лучше с отдельным включением по рядам.
• Батареи отопления не должны стоять вплотную к стеллажам: минимальный отступ — полметра.
• Вентиляция — естественная или приточно-вытяжная, без застойных зон в углах.

Шаг третий: подбор стеллажей и шкафов

Когда известны объём и размеры помещения, можно выбирать оборудование. Для архива применяются три основных решения, и у каждого своя ниша.

Стационарные стеллажи. Классический вариант — архивные стеллажи полочного типа глубиной 300–400 мм под папки-регистраторы или 400–600 мм под архивные короба. Важно, чтобы шаг установки полок регулировался: папки бывают разной высоты, и жёсткая разбивка «под одну высоту» съедает до трети объёма. Нагрузка на полку для архива обычно 80–150 кг — с запасом, бумага тяжелее, чем кажется.

Мобильные стеллажи. Если помещение маленькое, а документов много, стеллажи ставят на тележки, которые катаются по рельсам. Проход открывается только там, где нужно, остальные секции сдвинуты вплотную. Это даёт почти двукратный прирост ёмкости. Подробнее о том, как устроены такие системы, мы писали в статье о мобильных стеллажах на рельсах.

Шкафы. Личные дела сотрудников, документы с персональными данными, бухгалтерская отчётность, к которой не должен иметь доступ каждый, — всё это лучше хранить в запираемых металлических шкафах. Шкаф защищает от пыли и случайного доступа, а при пожаре даёт дополнительные минуты. Как выбрать модель, рассказано в статье про архивные шкафы.

Шаг четвёртый: расстановка и проходы

Планировка архива подчиняется простым правилам. Основной проход — не уже 1,2 м, чтобы прошла тележка с коробами. Проходы между рядами стеллажей — не менее 0,75–0,8 м, иначе неудобно снимать короб с нижней полки. От наружной стены стеллажи лучше отодвинуть на 5–10 см: в морозы стены промерзают, и на документах, прижатых к холодной поверхности, может образоваться конденсат.

1. Нарисуйте план помещения — с окнами, дверями, батареями, розетками и колоннами. Отметьте всё, что нельзя загораживать: щитки, пожарные извещатели, огнетушители.
2. Расположите ряды перпендикулярно окнам — так свет попадает в проходы, а не на торцы полок с документами.
3. Посчитайте погонные метры — количество секций, умноженное на число полок и длину полки. Сравните с расчётным объёмом плюс резерв.
4. Выделите рабочую зону — стол для приёма-выдачи дел, место под тележку и временную полку «на возврат».
5. Предусмотрите зону уничтожения — место, где копятся документы с истёкшим сроком до составления акта и вывоза.

Если архив большой или помещение нестандартное, лучше заказать проектирование: инженер подберёт высоту, глубину и количество секций, проверит нагрузку на пол и покажет раскладку в плане. Это бесплатно при последующем заказе оборудования и экономит деньги на лишних секциях.

Шаг пятый: система учёта и адресации

Самые дорогие стеллажи не помогут, если дело невозможно найти. В архиве должна быть адресная система: каждый стеллаж, секция и полка получают номер, а каждая единица хранения — шифр по номенклатуре дел и адрес места.

Как построить адрес

Простейшая схема: «ряд — секция — полка». Например, адрес 3-07-4 означает третий ряд, седьмая секция, четвёртая полка снизу. Таблички с номерами крепятся на торцы рядов и на балки секций. В описи дел рядом с каждым делом указывается его адрес. Когда дел становится несколько тысяч, удобно перейти к электронной таблице или специализированной программе учёта с поиском по контрагенту, периоду и виду документа.

• Шифр дела — индекс подразделения плюс номер по номенклатуре.
• Крайние даты дела — с какого по какое число включены документы.
• Срок хранения — чтобы вовремя выделять дела к уничтожению.
• Адрес места — ряд, секция, полка.
• Отметки о выдаче — кому, когда, на какой срок.

Принцип адресного хранения одинаков для архива и для товарного склада — подробнее о нём в статье об адресном хранении.

Шаг шестой: доступ, выдача и безопасность

У архива должен быть ответственный — архивариус или сотрудник, на которого приказом возложены эти обязанности. Ключ от помещения хранится у него и в опечатанном пенале у охраны. Выдача дел — только под роспись в журнале, на ограниченный срок, с проверкой комплектности при возврате. Если документы нужны часто, лучше выдавать копии, а оригиналы держать на месте.

Пожарная безопасность в архиве — отдельная тема. Бумага горит хорошо, поэтому в помещении нужны пожарная сигнализация, огнетушители подходящего типа и свободные проходы. Электропроводка — скрытая или в металлических коробах, без удлинителей и обогревателей. Курение и открытый огонь, разумеется, исключены. Общие правила для помещений со стеллажами разобраны в статье о пожарной безопасности стеллажного склада.

Типичные ошибки при организации архива

За годы работы с архивами мы видели одни и те же просчёты. Перечислим их, чтобы вы могли их избежать.

• Стеллажи под потолок без стремянки. Верхние полки не используются или используются с риском падения сотрудника. Если высота больше двух метров, сразу закладывайте безопасную лестницу-стремянку с площадкой.
• Полки слишком глубокие. На полку глубиной 600 мм папки ставят в два ряда, и задний ряд становится «чёрной дырой». Глубину нужно подбирать под конкретный носитель: папку или короб.
• Нет резерва. Архив рассчитан впритык, и через год коробки снова стоят на полу в проходах.
• Документы россыпью. Дела не подшиты, не пронумерованы, не описаны. Их хранение только имитирует порядок.
• Отсутствие регулярного уничтожения. Документы с истёкшими сроками годами занимают место. Ежегодная экспертиза ценности и уничтожение по акту освобождают до 10–15% полок.
• Экономия на крепеже. Высокие и узкие стеллажи без связки между собой и без крепления к стене могут опрокинуться, особенно при неравномерной загрузке. Как правильно закрепить конструкцию, рассказано в статье об анкерном креплении.

Организация архива — работа на несколько недель, но сделанная однажды, она избавляет организацию от постоянных поисков, рисков при проверках и потерь важных документов. «СтеллажСиб» поставляет архивные стеллажи и шкафы со своего склада в Новосибирске, выполняет монтаж силами собственных бригад и помогает с планировкой. Если вы только начинаете наводить порядок, начните с подсчёта погонных метров — с этой цифрой разговор о стеллажах будет предметным с первой минуты.

Читайте также

• Организация хранения в гараже и мастерской
• Планировка склада: зоны, проходы и грузопотоки
• WMS: зачем складу система управления и когда она окупается
• Адресное хранение на складе: как внедрить по шагам