Бухгалтерские шкафы и сейфы: в чём разница и что выбрать

В каждой бухгалтерии рано или поздно встаёт вопрос: где хранить первичку, печати, ключи от банковских токенов, наличные и личные дела сотрудников. Поставщики предлагают два типа изделий — бухгалтерские шкафы и сейфы. На фотографиях они почти одинаковы: серый металлический корпус, дверь с ручкой, полки внутри. Разница в цене при этом может быть трёх-, пятикратной. Попробуем разобраться, за что именно платит покупатель и в каких случаях можно обойтись шкафом, а когда без сейфа не обойтись.

Бухгалтерский шкаф: что это такое на самом деле

Бухгалтерский шкаф — это металлический шкаф повышенной прочности для хранения документов и небольших ценностей. Его корпус гнётся из листовой стали толщиной обычно от 0,8 до 1,5 мм, дверь усилена рёбрами жёсткости, а запирание выполнено ключевым замком с ригелями, которые входят в корпус с одной или с трёх сторон. Многие модели оснащаются трейзером — отдельным внутренним отделением с собственным замком. В трейзере удобно держать печати, флешки с электронной подписью, небольшую сумму наличных на текущие расходы.

Главное, что нужно понимать: бухгалтерский шкаф защищает от случайного и неподготовленного доступа. Он не даст любопытному посетителю или сотруднику соседнего отдела открыть дверь и взять папку. Но человек с монтировкой и десятью минутами времени вскроет его без особых проблем. Сертификации по взломостойкости у таких шкафов нет, и страховые компании при оценке риска их как защищённое хранилище не рассматривают.

Зато у шкафа есть очевидные плюсы:

• небольшой вес — от 20 до 80 кг, поэтому его можно поставить на втором этаже офисного здания без расчёта перекрытия;
• большая полезная вместимость при скромной стоимости — в высокий шкаф помещается до сотни архивных папок;
• регулируемые по высоте полки и возможность установить штангу для подвесных папок-файлов;
• аккуратный внешний вид, который не выбивается из офисной мебели;
• простая доставка и перестановка силами двух человек.

Подробнее о типах офисных и цеховых металлических шкафов мы писали в статье «Как выбрать металлический шкаф для офиса и цеха», а весь ассортимент можно посмотреть в разделе металлических шкафов.

Сейф: защита, подтверждённая испытаниями

Сейф устроен принципиально иначе. Его стенки и дверь — это многослойная конструкция: наружный и внутренний стальные листы, между которыми залит специальный бетон или композитный наполнитель. У огнестойких моделей наполнитель подбирается так, чтобы при нагреве он выделял связанную воду и удерживал температуру внутри камеры ниже критической для бумаги. У взломостойких в слой добавляют твёрдые включения, бронепластины, защиту замка от высверливания.

Ключевое отличие сейфа от шкафа — класс защиты, подтверждённый испытаниями. Для взломостойкости испытательная лаборатория пытается вскрыть образец набором инструментов, и по затраченному времени и сложности инструмента изделию присваивается класс. Для огнестойкости образец выдерживают в печи определённое время и измеряют температуру внутри. Только наличие сертификата с указанием класса даёт основание называть изделие сейфом в строгом смысле слова.

Классы взломостойкости

Российская классификация построена по требованиям ГОСТ и включает нулевой класс и классы с первого по десятый. Для офиса и бухгалтерии практическое значение имеют нулевой, первый, второй и третий классы. Сейфы более высоких классов используются в банках, ювелирной торговле и хранилищах ценностей. Чем выше класс, тем толще и тяжелее изделие и тем сложнее его вскрыть без специального инструмента и шума.

Классы огнестойкости

Огнестойкость маркируется двумя параметрами: временем, в течение которого содержимое защищено, и типом носителя. Бумага начинает обугливаться при температуре около 170 °C, а магнитные и электронные носители — флешки, диски, токены — выходят из строя уже при 50 °C. Поэтому сейф, рассчитанный на бумагу, не гарантирует сохранность носителей с ключами электронной подписи. Для них выпускаются специальные огнестойкие модули или сейфы с отметкой о защите носителей информации.

Сравнение по основным параметрам

Чтобы свести различия в одну картину, приведём таблицу с типичными характеристиками. Конкретные значения у разных моделей могут отличаться, но порядок величин сохраняется.

Из таблицы видно, что шкаф выигрывает по вместимости и цене, а сейф — по уровню защиты. Комбинированное решение, когда основной объём документов лежит в шкафу, а самые ценные предметы — в небольшом сейфе, почти всегда оказывается оптимальным.

Что хранить в шкафу, а что — только в сейфе

Удобно распределять содержимое бухгалтерии по степени ущерба, который возникнет при его утрате или краже. Мы рекомендуем мыслить тремя категориями.

Можно хранить в бухгалтерском шкафу:

• первичные документы текущего периода — счета, накладные, акты;
• копии договоров, бухгалтерские регистры, сшитые журналы;
• кадровые документы, если в организации нет требования о повышенной защите;
• справочную литературу, бланки, канцелярию строгой отчётности в небольших объёмах — во внутреннем трейзере.

Желательно хранить в сейфе:

• печати и штампы организации;
• носители с ключами электронной подписи и банковские токены;
• оригиналы учредительных документов и правоустанавливающих бумаг;
• трудовые книжки, если они ведутся в бумажном виде;
• бланки строгой отчётности в больших количествах.

Хранить только в сертифицированном сейфе:

• наличные денежные средства сверх небольшой разменной суммы;
• ценные бумаги, драгоценности, дорогостоящую технику;
• всё, что застраховано и в договоре страхования прописан минимальный класс хранилища.

Как выбрать: пошаговый порядок

Ниже — последовательность, которой мы пользуемся, когда помогаем клиентам укомплектовать бухгалтерию или кассовую комнату.

1. Составьте перечень содержимого — пройдитесь по кабинетам и запишите, что сейчас лежит в столах, тумбах и на полках, и в каком объёме. Часто выясняется, что большая часть — это архивные папки, которым нужен просто шкаф, а не сейф.
2. Определите угрозы — от чего вы защищаетесь: от любопытных глаз, от кражи, от пожара, от залива водой. От каждой угрозы защищает своя характеристика изделия.
3. Посчитайте объём — одна стандартная архивная папка шириной 75 мм занимает около восьми сантиметров полки. Полка шириной 0,9 м вмещает 10–11 таких папок. Добавьте запас 20–30 % на рост документооборота.
4. Проверьте перекрытие — для сейфов весом свыше 300 кг на верхних этажах уточните допустимую нагрузку на пол у арендодателя или в проектной документации здания.
5. Выберите тип замка — ключевой проще и надёжнее при низких температурах, кодовый избавляет от проблемы потерянного ключа, электронный позволяет вести журнал открываний и задавать несколько кодов.
6. Спланируйте доставку и установку — тяжёлый сейф требует такелажа, проверки ширины дверных проёмов и лестничных маршей, а также анкерного крепления к полу или стене.

Нюансы эксплуатации в сибирских условиях

Для Новосибирска и других сибирских городов есть несколько специфических моментов, о которых редко пишут в каталогах.

Первое — доставка зимой. Металлический сейф, привезённый с мороза в тёплое помещение, покрывается конденсатом не только снаружи, но и внутри. Если сразу заполнить его документами, бумага может отсыреть. Новому изделию нужно дать постоять с открытой дверью несколько часов, пока температура выровняется и влага испарится. То же относится к бухгалтерским шкафам, хотя у них масса меньше и прогрев идёт быстрее.

Второе — замки на холоде. Если сейф стоит в неотапливаемом помещении, например в кассе на складе или в бытовке на строительной площадке, электронный замок с батарейками может отказать при сильных морозах. Для таких мест лучше подходят механические ключевые или механические кодовые замки, а смазку механизма стоит заменить на морозостойкую.

Третье — сухой воздух в отопительный сезон. В отапливаемых офисах зимой влажность часто падает до 15–20 %. Документам это не вредит, но огнезащитный наполнитель некоторых сейфов со временем может терять часть связанной влаги. Хранить такие сейфы рядом с радиаторами отопления не рекомендуется — это снижает их огнестойкость к моменту, когда она действительно понадобится.

Типичные ошибки при выборе

За годы работы с офисами, бухгалтериями и кассовыми помещениями мы собрали список ошибок, которые повторяются чаще всего.

• Покупка «сейфа» без сертификата. Изделие называется сейфом в каталоге, но документов о классе взломостойкости нет. Фактически это усиленный шкаф, и при наступлении страхового случая это обязательно выяснится.
• Огнестойкий сейф для флешек и токенов. Сейф защищает бумагу, а носители с электронной подписью внутри него при пожаре всё равно выйдут из строя. Нужен специальный модуль для носителей.
• Отказ от анкерного крепления. Лёгкий сейф без крепления злоумышленники просто выносят целиком и вскрывают в спокойной обстановке. Анкеровка обязательна для всех моделей, масса которых невелика.
• Недооценка объёма. Шкаф заполняется за полгода, и новые папки снова складываются на подоконник. Всегда закладывайте запас.
• Сейф в проходе. Тяжёлый сейф ставят там, где удобно грузчикам, а не там, где удобно работать. Потом его уже не переставить. Место нужно определить заранее, с учётом открывания двери и подхода.

Компания «СтеллажСиб» поставляет бухгалтерские, архивные и офисные шкафы со своего склада в Новосибирске, а также помогает подобрать сейф под конкретные требования страхования и внутреннего контроля. Условия перевозки по городу и области описаны на странице доставки и оплаты. Если вы комплектуете бухгалтерию или кассовую комнату с нуля, отправьте перечень содержимого и план помещения через форму запроса — мы предложим набор хранилищ, который закроет все задачи без лишних затрат.

Читайте также

• Верстак для мастерской: столешница, тумбы, нагрузка
• Инструментальные шкафы и системы хранения в мастерской
• Шкафы для одежды: оснащение раздевалки на предприятии
• Как выбрать металлический шкаф для офиса и цеха