Архивные шкафы: как хранить документы по правилам

Рубрика: Металлические шкафы и верстаки

В любой организации есть документы, которые нужно хранить годами: кадровые приказы, личные дела, бухгалтерская первичка, договоры, проектная и техническая документация. Для части из них срок хранения исчисляется десятилетиями. Пока документов немного, их складывают в офисный шкаф у бухгалтера. Потом папки переезжают в коридор, в подсобку, в подвал — и однажды при проверке или судебном споре выясняется, что нужный документ отсырел, выцвел или вовсе потерялся. Архивный шкаф решает эту проблему, если подобрать его правильно и поставить в правильное место.

Что требуется документам

Бумага, чернила и тонер стареют. Скорость старения зависит от нескольких факторов, и большинство из них можно контролировать. Требования к архивному хранению сформулированы в нормативных документах для архивов, и даже если у вас не государственный архив, а просто бумаги организации, ориентироваться на них разумно.

Фактор	Чем вредит	Ориентир для хранения
Температура	Высокая ускоряет старение бумаги, резкие перепады вызывают конденсат	Около 17–19 °C, без резких колебаний
Влажность	Высокая — плесень и слипание листов, низкая — ломкость	Около 45–55%
Свет	Ультрафиолет обесцвечивает чернила и разрушает бумагу	Хранение в закрытых шкафах или коробах, без прямого солнца
Пыль	Абразив и источник загрязнений, переносчик спор	Закрытые шкафы, регулярная уборка
Огонь и вода	Безвозвратная утрата	Огнестойкость помещения, удаление от труб и источников протечек
Доступ посторонних	Утрата, подмена, разглашение персональных данных	Запираемые шкафы, учёт выдачи

Отсюда понятно, что подвал с трубами отопления, неотапливаемая пристройка или комната с окнами на юг — плохие места для архива. В Новосибирске отдельная беда — пересушенный воздух в отопительный сезон и сырость в цокольных этажах весной. Бумаги, которые в декабре ломаются на сгибах, в апреле могут покрыться плесенью, если помещение плохо вентилируется.

Важно! Кадровые документы и документы с персональными данными нужно хранить так, чтобы исключить доступ посторонних. Открытый стеллаж в общем коридоре не подходит, даже если папки аккуратно подписаны. Нужен запираемый шкаф или отдельное запираемое помещение.

Чем архивный шкаф отличается от офисного

Архивный металлический шкаф с полками для папок

Внешне различия невелики, но в работе они важны.

Нагрузка на полку. Архивные папки и короба тяжёлые. Шкаф, в котором через год стоят плотные ряды регистраторов, должен выдерживать заметно больший вес на полку, чем шкаф для пары десятков папок с текущими делами.
Глубина и шаг полок. Под стандартные архивные короба и папки-регистраторы полки должны располагаться с удобным шагом без потерь по высоте. Хорошо, когда шаг регулировки небольшой.
Металлический корпус. Металл не горит, не набирает влагу и не служит пищей для насекомых, в отличие от ДСП. Для архива это существенный плюс.
Замок и опечатывание. Многие архивные шкафы имеют приспособление для опломбирования. Это удобно при хранении документов строгой отчётности и при проверках.
Плотное прилегание дверей. Защищает от пыли и частично от дыма и воды при аварийных ситуациях.

Отдельная категория — картотечные шкафы с выдвижными ящиками. Они удобны для хранения личных карточек, подвесных папок, чертежей небольшого формата. Ящики на телескопических направляющих позволяют быстро найти нужную карточку, не вынимая всё содержимое.

Огнестойкость: когда нужен не шкаф, а сейф

Обычный металлический шкаф не защищает документы от пожара. Металл не горит, но быстро нагревается, и бумага внутри обугливается при температуре значительно ниже температуры пламени. Если какие-то документы нужно сохранить при пожаре — например, оригиналы учредительных документов, правоустанавливающие бумаги, уникальную техническую документацию, — их нужно хранить в огнестойком сейфе, который сертифицирован на определённое время защиты.

Граница между бухгалтерским шкафом, архивным шкафом и сейфом подробно описана в статье о бухгалтерских шкафах и сейфах. Коротко: шкаф защищает от посторонних и от среды, сейф — от взлома и огня.

Совет. Самые ценные документы лучше хранить отдельно в огнестойком сейфе, а основной массив — в архивных шкафах. Плюс к этому — электронные копии на внешнем носителе вне здания. Тогда даже серьёзная авария не станет катастрофой.

Сколько шкафов нужно: простой расчёт

Расчёт ведётся в погонных метрах полки. Один погонный метр — это примерно 12–14 папок-регистраторов шириной 75–80 мм или 8–10 архивных коробов, поставленных корешком к проходу.

Оцените текущий объём — сосчитайте папки и короба, переведите в погонные метры.
Оцените ежегодный прирост — сколько папок добавляется за год в бухгалтерии, отделе кадров, юридической службе.
Учтите сроки хранения — часть документов уничтожается по истечении срока, часть хранится долго. Посмотрите, какой массив будет накоплен через несколько лет.
Посчитайте полку в шкафу — например, шкаф шириной 1 м с пятью полками даёт около 5 погонных метров хранения.
Добавьте запас — 20–30% на рост и на удобство работы: архив, забитый «под завязку», неудобен и опасен для документов.

Если по расчёту выходит больше десяти — пятнадцати шкафов, стоит задуматься о другом решении.

Когда шкафов становится мало: архивные стеллажи

На определённом объёме шкафы перестают быть эффективными: они занимают много площади, каждый открывается отдельно, а расстояние между ними должно позволять открывать двери. В этот момент организации переходят на выделенное помещение архива со стеллажами. Есть два основных варианта.

Стационарные архивные стеллажи

Металлические полочные стеллажи с полками под архивные короба. Помещение запирается целиком, доступ контролируется на входе. Подходят, когда архив нужно разместить быстро и недорого. Варианты смотрите на странице архивных стеллажей.

Мобильные стеллажи

Стеллажи на рельсах, которые сдвигаются друг к другу, оставляя один рабочий проход. Вместимость помещения увеличивается в полтора — два раза по сравнению со стационарными стеллажами. Секции можно запирать. Это оптимальное решение для архивов в дорогих помещениях центра города, где каждый квадратный метр на счету. Подробнее — в статье о мобильных стеллажах.

Решение	Объём архива	Защита доступа	Ориентир по стоимости
Архивные шкафы	Небольшой и средний	Каждый шкаф запирается	от 12 000 руб. за шкаф
Стационарные архивные стеллажи	Средний и большой	Запирается помещение	от 6 000 руб. за секцию
Мобильные стеллажи	Большой, при дефиците площади	Помещение и отдельные секции	По проекту

Где поставить архив и как его организовать

Помещение для архива выбирают по принципу «сухо, прохладно, без труб и без солнца». Внутренняя комната без окон в отапливаемой части здания — почти идеальный вариант. Если окна есть, их закрывают жалюзи или плёнкой. Трубы водопровода и канализации над стеллажами и шкафами недопустимы.

Шкафы ставят на расстоянии от отопительных приборов и наружных стен, чтобы избежать перегрева и конденсата.
Каждый шкаф нумеруется, полки маркируются — это основа адресного хранения документов.
Ведётся опись: что, где, до какого срока хранится. Без описи архив превращается в склад макулатуры.
Выдача документов фиксируется в журнале.
Регулярно проводится экспертиза ценности и уничтожение документов с истёкшим сроком — это освобождает место.

Полезно с самого начала договориться о единой системе маркировки: номер шкафа, номер полки, номер короба. Короб подписывается на торце крупно и одинаково, с указанием подразделения, вида документов и периода. Тогда поиск нужного дела занимает минуты, а не полдня, а новый сотрудник разбирается в архиве без долгих объяснений.

Частые вопросы

Можно ли хранить архив в неотапливаемом складе?

Нежелательно. Перепады температуры и сезонный конденсат быстро портят бумагу, а металлические шкафы изнутри покрываются влагой. Если другого выхода нет, документы хранят в плотных коробах, шкафы ставят на опоры подальше от стен и ворот, а помещение регулярно проветривают в сухую погоду.

Нужно ли крепить архивные шкафы к стене?

Высокие шкафы, загруженные тяжёлыми папками, лучше крепить к стене или скреплять между собой. Опрокидывание шкафа с открытыми дверями при попытке достать папку с верхней полки — реальная травмоопасная ситуация.

Чем заменить деревянные шкафы из старого архива?

Металлическими шкафами или стеллажами с теми же габаритами. Демонтаж и вывоз старой мебели обычно можно совместить с доставкой новой, чтобы архив не простаивал.

О том, как организовать архив целиком, мы пишем в отдельном материале. А подобрать металлические шкафы под ваши документы, рассчитать вместимость и при необходимости спроектировать архивное помещение со стеллажами помогут специалисты «СтеллажСиб». Отправьте запрос с примерным объёмом документов и планом помещения — мы предложим вариант, который будет работать много лет без переделок.

Отправить запросНужен расчёт под ваш объект?
Пришлите размеры помещения и характеристики груза — инженер подготовит планировку и смету.

Стеллажи

Шкафы и верстаки

Настилы и площадки

WMS

Услуги

Блог

Связаться